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Regolamento Comitati Consultivi Territoriali

Premessa

Iren è una società quotata in Borsa il cui capitale è in gran parte di proprietà di comunità locali.

Il Gruppo Iren opera nel settore dei servizi pubblici locali e ha scelto di crescere in modo sostenibile, insieme ai propri stakeholder, erogando servizi efficienti e di qualità, attraverso una gestione sostenibile delle risorse naturali.

Iren, sulla base dei propri valori aziendali e a seguito delle linee di indirizzo sul modello di funzionamento e gestione approvate dai Consigli comunali dei Comuni azionisti, intende costituire dei Comitati Consultivi Territoriali (in breve: Comitati).

Art. 1 - Finalità 

La finalità dei Comitati è quella di creare un canale strutturato di dialogo tra il Gruppo Iren e gli stakeholder sui  seguenti temi:

  • sostenibilità ambientale e sociale del piano di sviluppo dell’azienda: i Comitati raccoglieranno la sensibilità del territorio relativamente ad aspetti etici, ambientali e sociali legati sia all’impatto sulla collettività delle attività del Gruppo Iren, sia alle possibili migliori sinergie che si possono creare tra il Gruppo e il territorio di riferimento;
  • qualità dei servizi offerti (customer satisfaction): i Comitati si prefiggono di stimolare il costante miglioramento dei servizi nonché la trasparenza ed equità dei rapporti contrattuali, promuovendone la corretta applicazione;
  • raccolta di contributi e suggerimenti.

I Comitati sono:

  • luoghi di confronto, aperti, in cui le espressioni del territorio si riuniscono per un fine comune di responsabilità;
  • uno spazio in cui comunicare, diffondere, promuovere gli obiettivi e i risultati conseguiti nei territori investendo le tre dimensioni della sostenibilità: economica, sociale, ambientale;
  • uno strumento di ascolto delle esigenze e delle aspettative degli stakeholder locali in relazione all’azione del  Gruppo Iren;
  • luogo d’incontro del sapere locale (Università, Associazioni, ecc.) con il sapere centrale dell’Azienda.

I Comitati fanno proprio il Codice Etico del Gruppo Iren e si impegnano a svolgere le proprie attività nel rispetto dei ruoli informando ogni iniziativa al principio di leale collaborazione.

Art. 2 - Costituzione

I Comitati non hanno personalità giuridica, sono costituiti su base provinciale e corrispondono alle aree geografiche di erogazione dei servizi. 
L’atto costitutivo, ossia l’accordo tra i componenti del Comitato che dà vita allo stesso, si perfeziona con verbale redatto dal Vice Presidente che recepisce i nominativi dei membri del Comitato e la sottoscrizione da parte loro del presente Regolamento. 

L’avvio della procedura di costituzione è promossa da Iren secondo le seguenti modalità: 

  • viene pubblicato sul sito web della società un bando per l’individuazione delle Associazioni di consumatori, di categoria, ambientaliste, etc. e comunque Associazioni riconosciute e presenti nel territorio e iscritte alla Camera di Commercio provinciale o registrate presso l’Agenzia delle Entrate. Altresì Associazioni che hanno raggiunto un riconoscimento sul territorio essendosi distinte per la partecipazione al dibattito pubblico su tematiche pertinenti all’azione del Gruppo Iren e che provvederanno, entro 30 giorni dalla pubblicazione del bando, all’iscrizione ai Registri regionali delle Associazioni o alla Camera di Commercio;
  • attraverso il bando il Consiglio di Amministrazione di Iren comunica l’intendimento di procedere all’individuazione dei componenti del Comitato effettuando l’opportuna pubblicità ed assegnando un termine, non inferiore a 30 giorni, entro il quale tutti i soggetti sopraccitati possono manifestare l’interesse a partecipare al Comitato segnalando un proprio rappresentante.

Qualora pervengano richieste da un numero di Associazioni superiore ai posti disponibili in Comitato, il Vice Presidente di Iren, sulla base delle richieste pervenute, convoca un’assemblea tra tutte le Associazioni che hanno posto la candidatura per eleggere a maggioranza i componenti del Comitato, nel numero specificato nel seguente art. 4, secondo i criteri di rappresentanza indicati nel bando in cui dovranno essere comprese categorie rappresentative delle scuole superiori e dell’Università.

Il Gruppo Iren pubblicherà, dandone opportuna evidenza attraverso comunicato stampa, il bando per la costituzione del Comitato sul proprio sito internet. Entro il termine di 40 giorni dovranno essere formalizzate le candidature in base ai requisiti previsti all’art. 2, specificando la categoria di appartenenza. Entro i 15 giorni successivi alla pubblicazione delle candidature sul sito dell’Azienda, il Vice Presidente di Iren provvederà alla convocazione dell’Assemblea delle Associazioni che hanno posto candidatura per l’individuazione dei componenti, qualora ciò si renda necessario.
I componenti individuati dall’Assemblea verranno ratificati dal Consiglio di Amministrazione.
La durata del Comitato è di anni 3. Alla scadenza può essere rinnovato con le stesse modalità. 

Art. 3 - Compiti e attività

I Comitati hanno il ruolo fondamentale di costituire un’interfaccia attiva verso il Gruppo Iren per affrontare tematiche coerenti con le “Finalità” espresse all’art. 1 e pertanto utili a:

  • migliorare situazioni inadeguate, promuovere momenti periodici di consultazione strutturata volti a favorire la costante qualità, innovazione e arricchimento dei servizi all’utenza, in coerenza con le previsioni degli Enti regolatori;
  • promuovere momenti periodici di consultazione su rilevanti aspetti aventi effetti su ambiente, sostenibilità ed equità;
  • favorire il continuo dialogo con il territorio, garantendo un costante radicamento nelle comunità di appartenenza.

I Comitati, inoltre, assumono il ruolo di prima interfaccia e di moderatore tra l’Azienda e i contributi esterni ricevuti dalla piattaforma informatica strutturata (rif. art. 6), attraverso cui i cittadini/utenti, pur non essedo componenti effettivi del Comitato, possono partecipare e contribuire a discussioni puntuali concordate nel Comitato o  proporre d’iniziativa tematiche spontanee da sottoporre all’attenzione del Comitato per eventuale trattazione. 

Le principali attività affidate ai Comitati Consultivi Territoriali sono:
  • raccogliere informazioni sui servizi erogati dall’Azienda attraverso contatti con la stessa e attraverso la richiesta di reportistica concordata con l'Azienda;
  • organizzare incontri con l’Amministratore Delegato delle Società del Gruppo responsabili dell’erogazione di servizi nel territorio di riferimento del Comitato, o con l'Amministratore Delegato del Gruppo, a seconda della competenza del tema trattato, con cadenza semestrale, per discutere ed approfondire le problematiche di interesse generale nell’ambito dei rapporti con l’utenza;
  • organizzare incontri con l’Amministratore Delegato del Gruppo o l’Amministratore Delegato della Società del Gruppo responsabili dell’erogazione di servizi nel territorio di riferimento del Comitato per discutere ed approfondire il “Piano Industriale” della Società con cadenza connessa al riesame del Piano Industriale da parte del Gruppo;
  • raccogliere le richieste e le segnalazioni di utenti singoli (anche attraverso l’interazione con la piattaforma on line), di gruppi di utenti organizzati o meno in Associazioni strutturate, di Comuni e di associazioni di Comuni che abbiano l’esigenza di informare la società su tematiche pertinenti tra cui, a titolo esemplificativo, eventuali livelli di servizio inadeguati. Compito del Comitato è vagliare tali richieste in base all’interesse generale o alla particolare rilevanza, garantendone quindi un’adeguata trattazione;
  • effettuare incontri con i responsabili del Gruppo Iren  per l’organizzazione con cadenza annuale di una Conferenza rivolta al territorio di riferimento di presentazione del Bilancio di sostenibilità e di valutazione e presentazione delle politiche di servizio realizzate (a consuntivo) e programmate (a preventivo);
  • organizzare in collaborazione col Gruppo Iren incontri o seminari su temi specifici per diffondere e condividere il più possibile informazioni sui servizi pubblici erogati, tariffe, normativa e modalità di distribuzione degli stessi.
La richiesta di convocazione da parte del Comitato di personale del Gruppo Iren dovrà essere formalizzata al Vice Presidente del Gruppo che provvederà ad individuare e convocare i dipendenti di volta in volta coinvolti.

Art.4 - Composizione e Nomina

I Comitati Territoriali sono costituiti da 15 componenti, che salgono a 18 nel caso di provincia con popolazione superiore a 800.000 abitanti, individuati secondo le modalità indicate all’art. 2 del presente Regolamento. L’individuazione dei componenti deve garantire la massima rappresentazione delle realtà territoriali.
Sono, inoltre, componenti di diritto dei Comitati i rappresentanti delle Istituzioni  e del Gruppo Iren di seguito elencati:

  • n.1 rappresentante del Comune capoluogo;
  • n.1 rappresentante dei Comuni della provincia a rotazione qualora clienti di Iren;
  • n. 1 rappresentante dell’Università locale;
  • il Vice Presidente di Iren;
  • il Presidente di Iren.

E’ prevista la figura di un Presidente e un Vice Presidente del Comitato che devono essere individuati tra i componenti del Comitato stesso e garantire l’ordinato svolgimento dei lavori.

Il Comitato decide a maggioranza semplice dei suoi componenti.
Ove, per qualsiasi motivo, si renda necessario sostituire un componente, il Presidente del Comitato è tenuto ad informare il Vice Presidente del Gruppo Iren che, qualora l’Associazione rappresentata non abbia già provveduto ad indicare un rappresentante sostitutivo, provvederà a contattare l’Associazione stessa con l’obiettivo di ricevere l’indicazione di un nuovo rappresentante. Il nuovo rappresentante dovrà comunque essere confermato dal Comitato in sostituzione del rappresentante cessato nella prima seduta utile. In tale ipotesi il subentrante resta in carica fino alla scadenza naturale del mandato del Comitato.
 

Non possono far parte del Comitato coloro che siano in rapporti di dipendenza o collaborazione retribuita o di contenzioso con le Società del Gruppo.
L’attività prestata dai membri del Comitato non dà diritto ad alcun compenso, né rimborso spese, né gettone di presenza.

Art. 5 - Funzionamento 

Ciascun Comitato avrà una spazio dedicato all’interno della sede provinciale di Iren a cui il Comitato appartiene e una segreteria composta da un operatore messo a disposizione da Iren, entro i limiti di budget, e di altre figure, se necessarie, impegnate su base volontaria. 

Gli uffici e le strutture di Iren saranno impegnate, nei limiti delle normative inerenti lo status di Società quotata in Borsa e della riservatezza industriale, a fornire al Comitato feedback e risposte a quesiti e problematiche evidenziate entro 30 gg dalla richiesta compresi i feedback e le risposte ai contributi giunti dalla piattaforma on-line.

Il Comitato si riunirà almeno due volte l’anno su convocazione del Presidente del Comitato stesso e comunque su richiesta di almeno un terzo dei suoi componenti.
Nel caso in cui ragioni di efficacia e/o di esaustività dei temi trattati lo rendessero opportuno, il Comitato avrà facoltà di invitare alle sedute Organismi di regolamentazione e/o controllo ai quali sarà chiesto un contributo limitatamente allo specifico punto all’ordine del giorno. 
Il Presidente del Comitato, tramite la segreteria, invierà le convocazioni agli interessati via mail almeno 10 giorni prima, informandone preventivamente il Vice Presidente del Gruppo Iren. 

Le sedute del Comitato sono valide ove partecipi almeno la maggioranza dei suoi componenti. 
A fronte di almeno due assenze consecutive ingiustificate di un componente nominato, il Comitato, sentite le ragioni del componente, ha facoltà di valutare l’opportunità di sostituirlo con la finalità di mantenere vivo e proficuo lo strumento del Comitato tramite la partecipazione e l’interazione di tutti i suoi membri.
Di ogni seduta del Comitato viene steso un verbale riassuntivo redatto dal segretario, individuato di volta in volta tra i componenti (o da un membro della Segreteria), ove vengono riportate le posizioni e gli orientamenti assunti in sede di discussione. 
I verbali e gli atti del Comitato sono numerati e conservati presso la sede del comitato e consultabili su internet.

Art. 6 – Contributi esterni e piattaforma on line 

Il Comitato utilizzerà una piattaforma on line messa a disposizione dal Gruppo Iren, accessibile dal sito internet aziendale, in cui i cittadini potranno pubblicare i propri contributi su confronti e discussioni programmate negli incontri dei Comitati, oppure avanzare nuove proposte e argomenti debitamente strutturati e motivati che potranno essere oggetto sia di discussione all’interno dei Comitati, sia di specifiche risposte da parte dell’Azienda.
La piattaforma on line è uno strumento di discussione, progettazione partecipativa e collaborazione, finalizzato a promuovere un’interazione bidirezionale tra Gruppo Iren e territori e si basa su un forte rapporto di fiducia, un patto partecipativo, appunto, fondato sull’impegno dell’Azienda a utilizzare in modo proficuo e corretto i contributi dei cittadini/utenti e motivare eventuali mancati accoglimenti delle proposte ricevute.
La partecipazione alla piattaforma sarà aperta a tutti ma regolata da un codice di condotta, redatto e periodicamente aggiornato dell’Azienda sentiti i Comitati, con lo scopo di chiarire le finalità della piattaforma e di promuovere un dialogo costruttivo, concreto e libero.

Art. 7 – Risorse

Alla copertura delle spese occorrenti al funzionamento dei Comitati provvede il Gruppo Iren, assegnando al medesimo uno stanziamento annuo, determinato congiuntamente dall’Amministratore Delegato e dal Vice Presidente specificatamente delegato ai “Comitati per il Territorio”. Il budget viene gestito dal Vice Presidente di Iren che ne rendiconta semestralmente ai Presidenti dei Comitati.

Art. 8 – Scioglimento

Il Comitato viene sciolto dal Consiglio di Amministrazione del Gruppo Iren nei casi in cui esso non venga convocato per oltre un anno (inattività) o qualora non si raggiunga per tre sedute convocate consecutivamente il quorum necessario (mancato funzionamento), ovvero in caso di cessazione dalla carica della maggioranza dei suoi componenti.

Art. 9 - Disposizioni finali 

Il presente regolamento viene approvato dal Consiglio di Amministrazione e adottato da ogni Comitato.

23 novembre 2015

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